Главная  Партнеры
www.teacher-edu.ru




 Регистрация

Rambler's Top100   


Партнеры

Министерство образования Ростовской области

Порядок сбора информации

по кадровому обеспечению системы образования Ростовской области

В Ростовской области на базе министерства образования создана образовательная телекоммуникационная информационная система (ТИС) Ростовской области:

1. В каждом рай/гор отделе образования установлен компьютерный комплекс (компьютер, принтер, модем, сканер);

2. Все рай/гор отделы образования подключены к телекоммуникационной сети;

3. Сконфигурирована локальная сеть министерства (9 рабочих станций, сервер, обеспечивающий доступ в Интернет и сервер, на котором ведутся пользовательские учетные записи и находятся разделяемые ресурсы локальной сети);

4. Всем отделам министерства образования Ростовской области присвоены электронные адреса.

5. Разработана концепция электронного документооборота (участники - министерство образования Ростовской области, рай/гор отделы образования, образовательные учреждения);

Структурные составляющие ТИС:

- Министерство общего и профессионального образования Ростовской области

- рай/гор отделы образования области

- образовательные учреждения области

Состав регионального сегмента ТИС:

- информационный тракт- (поддержка основного технологического процесса информационного взаимодействия);

- административный тракт - поддержка административно-управленческой инфраструктуры (документооборот, теле-, аудиоконференции);

- технологический тракт - технологическая поддержка сформированных баз данных.

- оперативный тракт - поддержка связи оперативно-технического персонала узлов рай/гор отделов образования, системы сетевого мониторинга и администрирования

Схема работы системы сбора данных

Общая схема взаимодействия с информационной системой следующая

1. Специалист профильного отдела (специалист) готовит текст документа в электронном виде, распечатывает два экземпляра и завизированный начальником отдела передает его на подпись министру.

2. Подписанный документ поступает в канцелярию, где ему присваивается уникальный регистрационный номер

3. Специалист получает в канцелярии номер, присвоенный документу, и передает электронную копию документа вместе с регистрационным номером в информационно-аналитический отдел

4. Специалист информационно-аналитического отдела заносит документ в хранилище вместе с заполненной регистрационной карточкой

5. В случае если документ требует сбора дополнительной информации, специалист информационно-аналитического отдела производит рассылку документа с указанием всех необходимых атрибутов исполнителям

6. Отосланный документ попадает в раздел исходящие в папку соответствующего профильного отдела временного хранилища

7. Приходящие в ответ документы регистрируются в системе и попадают в раздел входящие в папку соответствующего профильного отдела с указанием задачи

8. Специалист информационно-аналитического отдела извлекает пришедшие документы и передает их в соответствующий профильный отдел

9. В случае необходимости полученные данные уточняются и согласовываются

10. На основании полученных данных специалисты профильного отдела формируют аналитический отчет, который после необходимого визирования добавляется в хранилище.

Шаги до 7-го могут быть пропущены в том случае если документы пришли в результате периодического рассыла и содержат в себе текущую оперативную информацию и адресованы в конкретные профильный отделы.

Все входящие и исходящие документы сохраняются во временном хранилище. Присоединенные файлы хранятся в файловой системе, а мета-информация, с ними ассоциированная, сохраняется в СУБД. Во временном хранилище документы группируются по типу входящие/исходящие. Внутри каждой группы документы группируются по отделам, в которые они предназначены, по районам получателям и в конце по дате отправки/получения. Каждый документ содержит ссылку на цепочку, в рамках которой он получен. Из временного хранилища периодически удаляются устаревшие документы. Все извлечения документов сотрудниками профильных отделов Министерства из временного хранилища фиксируются.

Регламент Для достижения максимальной эффективности системы автоматизации помимо хранения документов необходимо осуществлять контроль за исполнением документов и отслеживать все этапы жизненного цикла документов. Практически каждый документ имеет ответственное лицо, человека который контролирует исполнение данного документа. Фамилия ответственного лица заносится в регистрационную карточку документа при попадании его в информационную систему. Сохранение информации об ответственном лице обеспечивает контроль работы сотрудников отдела, а также служит для определения адресата сообщений об изменении состояния порожденной документом задачи, например приходе данных по содержащейся в документе форме. Наличие в документе ответственного лица также обеспечивает маршрутизацию уточняющих запросов по документу. Ответственным лицом может быть автор документа. Документ может иметь несколько ответственных лиц. Помимо ответственного лица с документом может быть ассоциирован срок исполнения. Срок исполнения определяет дату, до которой задача, порожденная документом, должна быть исполнена. Для рассылаемых периодических документов сроком исполнения служит дата, определяющая интервалы времени между рассылками. На основании срока исполнения могут генерироваться уведомления о необходимости предоставить информацию, или предупреждения о том, что истек срок исполнения документа. Некоторые документы требуют в ответ получение информации от определенных исполнителей в указанные сроки, таким образом, документы как бы порождают задачу, у которой есть ответственное лицо, исполнители и срок завершения. Для обеспечения контроля за этой задачей необходимо из общего информационного потока выделять документы, относящиеся к ней. Для идентификации задачи служит название породившего ее документа или в случае если документов несколько название, выбранное человеком ее контролирующего. Все документы, в информационном потоке относящиеся к конкретной задаче, должны содержать ее название. Каждая задача имеет признак завершенности. Обычная ситуация когда получение информации от всех исполнителей не завершает задачу так как полученная информация требует дополнительного уточнения и согласования, в этом случае флаг завершенности должен быть сброшен. Для контроля работы системы служат отчеты. Отчеты могут быть двух видов динамические отчеты, отражающие текущее состояние дел, например отчет, по конкретной задаче отражающий исполнителей приславших на текущий момент данные, и отчеты за определенный интервал времени, например отчет, отражающий активность выбранного отдела за месяц.

(Информация предоставлена Министерством образования Ростовской области в рамках работы по проекту «Создание системы ежегодного мониторинга потребности в педагогических кадрах»).

О нас
Новости
Нормативные документы
Стандарты
Информация о конкурсах
Справочная информация
Болонский процесс
Профильное обучение
Статьи, публикации
Книги, учебные пособия
Партнеры
Вопросы и ответы
WWW обзоры
Форум

Звоните нам : (495) 152-69-71Пишите нам : info@teacher-edu.ru
© 2003-2012 Научно-методический центр кадрового обеспечения общего образования ФИРО МОН РФ
научно-методический центр кадрового обеспечения общего образования иоо мо рф